1. Mener diverses activités d'aide à la coordination, d'appui administratif et d'assistance technique dans le cadre de projets et d'activités d'expédition, en suivant les procédures standard et en contribuant à l'exécution d'opérations efficaces.
2. Surveiller le chargement et le déchargement des marchandises et contrôler les budgets, les bons de commande et les factures/règlements y afférents, en s'assurant que les systèmes internes sont actualisés régulièrement et que les procédures et les processus appropriés sont respectés, afin d'aider à planifier et à exécuter les acheminements et à procéder au règlement final du fret.
3. Effectuer des recherches, collecter des données et mener des analyses, afin d'établir des rapports (rapports institutionnels, examens internes de performance, examens des fournisseurs, etc.) qui aident les Chargés des expéditions à prendre des décisions en connaissance de cause et permettent d'assurer la cohérence des informations présentées aux parties prenantes.
4. Gérer et continuer de développer les bases de données et les fichiers, et s'assurer que les informations pertinentes (concernant les contrats, les expéditions, les paiements, la filière d'approvisionnement, etc.) sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière de présentation des rapports.
5. Contribuer activement à la conduite des activités d'atténuation des risques, en vérifiant les données et les documents sur les expéditions, en détectant et en résolvant les problèmes ou en les communiquant à un Chargé des expéditions.
6. Traiter les problèmes relatifs aux opérations de transport, en faisant preuve d'initiative, en assurant la liaison avec toutes les parties concernées et en suivant les procédures standard, afin de trouver des solutions efficaces en temps voulu.
7. Faciliter les négociations sur les modalités du transport maritime avec les propriétaires des navires et les compagnies de transport par conteneurs en rassemblant les documents nécessaires.
8. Assurer la liaison avec les collègues pour faire en sorte que les activités d'expédition s'inscrivent bien dans les programmes plus vastes et mettre en place des modalités d'approvisionnement efficaces et harmonisées.
9. S'investir et faire des suggestions pour appuyer l'examen des procédures et l'amélioration des méthodes et des pratiques d'expédition, afin de maximiser l'efficience et l'efficacité du service.
10. Superviser ou examiner le travail de membres du personnel moins expérimentés et fournir des conseils et des orientations pratiques, afin d'aider à atteindre les objectifs conformément aux normes et délais convenus.
11. Appliquer les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour aider le PAM à intervenir rapidement, à acheminer les produits alimentaires et à déployer les ressources nécessaires dans les zones touchées dès le début des crises.